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档案管理技术发展这么长时间以来,定制“档案室”,智能型档案密集架的应用变得越来越广泛.随着档案管理技术和对自动化机器依赖程度的不断提高,自主化、个性化、智能化、高品质的档案管理需求变得越来越明显,智能型档案密集架、智能档案库房的建设的缺口越来越大.档案室的建设越来越注重档案管理的智能化,而智能型档案密集架的出现则充分满足了这一需求.
智能型档案密集架的定制,对智能系统、档案室基础条件、档案室规划设计等都有比较高的要求.而智能档案库房管理系统作为智能型档案密集架的核心,就是“高定”档案室体系中重要的一部分.作为智能型档案密集架的核心,有六大系统功能：智能密集架、RFID系统,环境控制系统、数字化处理、安防系统、档案管理平台.这六大系统功能相辅相成,为智能型档案密集架的建设提供智能技术支持！
档案室建设将实现智能自动化,实现人防、物防、技防的管理模式.档案室环境智能管理、档案室智能管理与档案室设备、存储设备、环境设备联动运行.主要内容包含：档案室一体化控制管理系统、智能存储档案柜、RFID识别盘库系统、档案借阅 / 收发管理系统、气体消防灭火系统、数字化档案管理系统等几大系统以及其他配套设施.
档案室及相关办公场地建设要符合档案防护的基本要求,实现按功能区域划分设计,实现防潮、防水、防火、防盗、 防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)；档案室地面应光洁、平整、耐磨,设有防止漏电的保护设置,档案室地面平均承重应为200公斤/平 方米以上,采用密集架时承重应不低于在800公斤/平方米为 宜.完成对所有设计区域装修施工及电器设计改造工作.
安装的智能密集柜其智能性体现在无序存放、有序管理、操作工序简单方便、功能性强.实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集柜内温湿度的管理控制.一体化智能档案库房的建设,既提高了人员的工作效率、降低能源消耗,又节约了运行成本,实现了人性化管理理念.
温湿度检测建设方案
在档案室内设置温湿度传感器,通过号采集器采集其温湿度号,再通过智能通讯器接入管理主机,实现对档案室内的温湿度的检测,实时数据可列表显示、电子地图显 示、以及温湿度首页显示、通过参数设定,当温湿度值超过设定阀值时,及时发出报警,通过软件提示、短播报方式提示用户管理员.
3.1.2、恒温控制建设方案
系统根据空调厂家提供档案室内温控仪通讯协议或者直接更换档案室内温控器,自动控制档案室内空调,当档案室内温度低于设定值时,自动开启空调制热,当档案室内温度高于设定值时,自动开启空调制冷,使档案室内达到存放档案温度标准.
1、档案库房应有防盗措施,一般库房要加设防盗门窗.
2、档案库房窗子要配挂窗帘,防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜,避免日光灯中紫外线对档案的破坏.
3、湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂.
4、档案库房周围要灭绝火源迹象,库内严禁吸烟,要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材.
5、为防止档案发生鼠害,库房应定期检查并投放灭鼠药.
6、档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象.有条件的单位应配备空调设备,以达到库房理想的温度.
7、为防止灰尘对档案的损害,库房好加双层窗,同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘.
8、档案柜架应防止防虫,以防档案害虫破坏档案.
